Domaćini sastanka su visoka predstavnica EU-a za vanjsku i sigurnosnu politiku Catherine Ashton i poljski ministar vanjskih poslova Radoslaw Sikorski. Sastanak počinje u petak popodne raspravom o odnosima sa strateškim parnterima EU-a - Brazilom, Indijom i Južnoafričkom Republikom.
Glavne teme sastanka bit će stanje na južnom Sredozemlju i Bliskom istoku, s naglaskom na povijesne promjene u arapskom svijetu, te odnosi sa strateškim partnerima, Jedna od važnih tema bit će i pitanje palestinske neovisnosti. Teme razgovora neformalnog ministarskog susreta bit će vezane i uz aktualno stanje u zemljama južnog i istočnog susjedstva Europske unije te zajedničke napore koji se ulažu u cilju potpore demokratskoj transformaciji u tim zemljama.
Ministar Jandroković pridružuje se ministrima zemalja članica drugog dana sastanka, zajedno s ministrima ostalih zemalja kandidata Makedonije, Islanda, Turske i Crne Gore. Tijekom susreta ministar Jandroković održat će i niz bilateralnih sastanaka s ministrima vanjskih poslova država članica Europske unije, s kojima će razgovarati o predstojećim aktivnostima Hrvatske prema punopravnom članstvu u Europskoj uniji, ponajprije vezanima uz potpisivanje Ugovora o pristupanju, provedbu referenduma te ratifikaciju Ugovora u zemljama članicama.
Neformalni ministarski susret, tzv. Gymnich sastanak, održava se dva puta godišnje u zemljama koje su aktualne predsjedateljice Europskom unijom. Republika Hrvatska završila je pristupne pregovore s Europskom unijom 30. lipnja ove godine, a uz dosadašnje redovito sudjelovanje ministra Jandrokovića na Gymnich sastancima, ovo će biti i njegovo prvo sudjelovanje nakon što je Hrvatska, jedina među aktualnim državama kandidatkinjama, ispunila kriterije za članstvo i dovršila pregovore s Europskom unijom.
Ti sastanci dobili su ime Gymnich po istoimenom dvorcu pored Bonna gdje je 1974. godine prvi put održan neformalni sastanak ministara vanjskih poslova.