Pismo može biti u obliku poruke, crteža, haiku pjesme ili japanskog simbola i treba ga poslati do 17. travnja na adresu: Hrvatska pošta p.p. 300, Za akciju "Pismo prijatelju u Japanu", 10001 Zagreb. Poštarina za pismo do 50 grama iznosi 3,10 kuna.
"Hrvatska pošta će nakon završetka akcije od svake pošiljke uplatiti po 2,50 kuna na račun Crvenog križa u Japanu, dok će ostatkom novca (0,60 kuna po pošiljci) pisma u skupnoj pošiljci poslati u Japan, također Crvenom križu", stoji u priopćenju.
Budući da Japanci stoljećima njeguju tradiciju pisanja pisama te, unatoč modernim tehnologijama, paze kako ih pišu, iz Hrvatske pošte dali su upute kako napisati pismo prijatelju u Japanu: "Uvodni dio je vrlo važan i razlikuje se od onog u pismima zapadnog dijela svijeta, u kojima se uglavnom odmah na početku navodi glavna tema. U Japanu se takav početak izbjegava te pismo treba početi nevezanim komentarom, recimo o godišnjem dobu, te pozdravima, koji su često vrlo poetski. U drugom dijelu pisma pošiljatelj uglavnom piše o sebi i novostima u životu, a glavne teme pisma, razloga zašto piše, dotiče se tek u trećem dijelu. Pisma se uglavnom pišu rukom, tinta je plave ili crne boje, a često se umjesto olovke rabi kist za pisanje. Osobito su popularna, i kreativna, takozvana slikovna pisma, koja pošiljatelji ukrašavaju rukom crtanim motivima, pogotovo sezonskim".
Iz Hrvatskih pošta poručuju kako će se mališani i školarci u Japanu sigurno veseliti i crtežima ili nekim drugim kreativnim načinom izražavanja potpore njihovih vršnjaka iz Hrvatske.