Konferenciju je otvorio srbijanski ministar vanjskih poslova Vuk Jeremić, a na njoj sudjeluju i ministri vanjskih poslova Bosne i Hercegovine Sven Alkalaj te Crne Gore Milan Roćen. Od predstavnika međunarodnih partnerskih organizacija skupu će se, po najavama, obratiti visoki povjerenik UN-a za izbjeglice Antonio Guterres, europski povjerenik za proširenje i europsku politiku susjedstva Stefan Fuele, predstavnik Ureda za stanovništvo, izbjeglice i migracije američkog State Departmenta David Robinson te predstavnici Vijeća Europe (VE) i Organizacije za europsku sigurnost i suradnju (OESS).
Hrvatska je aktivni sudionik regionalnog procesa posvećenog osiguranju održivih rješenja za izbjeglice i raseljene osobe, a ova ministarska konferencija sastavni je dio tog procesa. Na skupu se očekuje usvajanje ministarske deklaracije koja će se odnositi na rješavanje otvorenih pitanja, zatvaranje regionalnog aspekta problematike vezane uz izbjegle i raseljene osobe, kao i na obveze država regije za nastavkom relevantnih napora na nacionalnim razinama.
Sastavni dio deklaracije predstavljat će i Zajednički regionalni program trajnih rješenja za izbjeglice i raseljene osobe, posebice usmjeren na stambeno zbrinjavanje osobito ranjivih kategorija, nakon čega će se, kako je najavljeno, pristupiti izradi projektne dokumentacije koja će biti predstavljena potencijalnim donatorima na Donatorskoj konferenciji, čije je održavanje predviđeno 2012. godine.