Radi se o timu zaduženom za protokol - onima koji će osigurati da svaka pojedinost bude na svojem mjestu. To su ljudi koji će osigurati, između ostaloga, da američke i europske zastave budu izvješene tamo gdje je potrebno, da crveni tepih nema nabora, te da osoba koja će otvoriti vrata predsjedniku Bushu bude na svom mjestu.
Oni također planiraju tko koga pozdravlja, kada će biti servirano jelo i gdje će političari sjediti.
Djelatnici sigurnosnih i press službi također stižu u petak u Bruxelles, a u kontaktu su sa svojim europskim kolegama već tjednima.
Dužnosnik Vijeća rekao je da će sigurnost "biti ekstremno visoka" - mnogo viša nego kada se radi o summitu Europske unije.
Bit će tako visoka, da će u Vijeću ministra, gdje će američki predsjednik provesti većinu vremena, biti uvedena slabo poznata praksa 'tehničke nezaposlenosti', odnosno ljudi u Vijeću dobit će slobodan dan tijekom posjeta Georgea Busha kako bi ispraznili zgradu da bi ona bila sigurnija, te kako promet Bruxellesom ne bi bio pregust.
Prema jednom dužnosniku Vijeća, 40 posto od 1.800 zaposlenih, odnosno njih više od 700, dobit će slobodan dan.
Međutim, prometa će ipak biti uz 2.000 novinara, delegacije iz 25 zemalja članica, djelatnike civilnih službi, sigurnosti i cateringa.