Pokretač i koordinator cijelog projekta je međunarodna udruga ICARUS, koji nastoji interakcijom s lokalnim ustanovama, udrugama, zajednicama i pojedincima koji posjeduju arhivsko gradivo potaknuti zaštitu i javno predstavljanje njihovih arhiva.
Topoteka je jedan od suvremenih alata za to jer na jednostavan način omogućuje digitalizaciju i objavljivanje raznovrsnih povijesnih izvora i korištenje interaktivnih IT alata za njihovo opisivanje, predstavljanje i pretraživanje.
Nastala je u okviru co:op projekta Kreativna Europa 2014-2018 kao alat za stvaranje mrežnih arhiva lokalne povijesti i tema, koji potiče čuvanje i istraživanje lokalne povijesti, promiče lokalnu kulturnu baštinu i čini je dijelom europske baštine.
"Ta je digitalna platforma namijenjena da se na jednom mjestu okupi arhivsko gradivo i povijesne zbirke iz privatnih izvora od udruga i zajednice, te kroz to poveže baštinske ustanove i stručnjake kako bi krenuli sakupljati proučavati i prezentirati povijesne izvore u svojoj zajednici", rekla je Vlatka Lemić, u ime međunarodne udruge ICARUS, međunarodnog centra za arhivska istraživanja sa sjedištem u Beču.
Po njezinim riječima, ICARUS vodi nekoliko digitalnih platformi, a Topoteka je najnovija. "U okviru tog projekta je u protekle 2,5 godine objavljeno tristotinjak zbirki iz petnaestak europskih država, a Hrvatska ih ima već 15 svojih koje smo napravili u zadnje dvije godine", dodala je.
Dosad su napravljene topoteke, među ostalim, za Vukovar, Dubrovnik, Vinkovačke jeseni, Ilok, Podsused, Osijek - Tvrđa, Lika, Hrvatske željeznice a planira ih se napraviti još. "Želimo uključiti još više ustanova kako bismo omogućili da se gradivo koje je u privatnim rukama barem virtualno napravi dostupnim i uključi u europsku povijest, a kako sve što je objavljeno ulazi u Europeanu u tom smislu bit ćemo dio europske kulturne priče", napomenula je Lemić.
Digitalna platforma Topoteka razvijala se od 2014. do 2018. godine, sa 17 partnera i više od 80 pridruženih partnera koji su umrežavali arhive i baštinske ustanove s lokalnom zajednicom, obrazovnim i znanstvenim ustanovama, sa svima onima koji su sakupljači povijesnih izvora.
Svaka topoteka ima svoju priču koja se predočuje uz pomoć fotografija, dokumenata, audio i video zapisa, pa posjetitelji imaju priliku naučiti nešto o pojedinim područjima, vidjeti kako se nekad živjelo, kako su izgledale ulice, prvi automobili, željeznica, škole, razna mjesta iz prošlosti.
Materijali prikupljeni u izradi virtualnog arhiva mogu biti korišteni u drugim kulturnim, znanstvenim, edukacijskim i interdisciplinarnim projektima vezanima uz lokalnu baštinu te kao sastavni dio različitih multimedijskih sadržaja.
Organizatori pozivaju arhive, muzeje, knjižnice, škole, fakultete, udruge, lokalne zajednice i zaljubljenike u zavičajnu povijest da sudjeluju u izgradnji starih i novih topoteka, da fotografiraju ili skeniraju svoje uspomene, stare slike, filmove, predmete i dokumente i spreme ih na portal Topoteka putem kojeg će se predstaviti i na Europeani, platformi za slobodno pretraživanje dva milijuna digitalnih objekata različitih digitalnih knjižnica.
Platformu održava ICARUS koji okuplja više od 200 ustanova iz 35 država Europe, SAD-a i Kanade.